Client
Elinext a développé un système d'automatisation des processus qui a permis à ses collaborateurs de travailler de manière plus cohérente et plus efficace.
Challenge
Elinext connaît une croissance régulière depuis 10 ans. À un moment donné, nous avons réalisé que nous ne pouvions plus continuer à gérer nos processus de la manière ancienne. Nous avions besoin d'un nouveau système qui nous permettrait de stocker, étudier et améliorer les flux de processus.
Processus
Notre équipe de projet a utilisé la méthodologie que Elinext maîtrise depuis des décennies : Agile. Nous avons travaillé en sprints de deux semaines, et cette approche s'est avérée indispensable. Elle nous a permis de nous ajuster au fur et à mesure que de nouvelles exigences fonctionnelles apparaissaient pendant le développement.
La méthodologie Agile implique la construction d'un produit minimum viable (MVP). Les fonctionnalités de notre MVP comprenaient les opérations essentielles du système. Une fois le MVP construit, nous avons progressé vers le développement de la version avancée du produit. Tout au long du processus, nous avons réalisé des tests fonctionnels, des tests de régression et des tests d'utilisabilité.
Produit
L'application est centrée autour de six éléments : Modèles, Processus, Étapes, Rôles, Groupes et Notifications.
Modèles
Les utilisateurs peuvent accéder à tous les Modèles depuis une page unique. Chaque Modèle comprend les détails suivants :
- Nom du modèle
- Créateur
- Co-propriétaires
- Initiateurs du processus
- Dernière date de révision
- Statut (Brouillon, Publié, etc.)
Un utilisateur avec les droits d'accès suffisants peut créer un nouveau modèle, soit à partir de zéro, soit basé sur un modèle existant. Cela est généralement fait pour décrire un processus comme une séquence d'étapes qui est cohérente avec d'autres processus. Les utilisateurs peuvent également gérer les modèles, les rendre indisponibles et initier des processus.
Processus
Tout comme pour les modèles, les utilisateurs peuvent visualiser et gérer tous les Processus sur une page unique. Nous avons activé les détails suivants pour chaque Processus :
- Nom du processus
- Date de début
- Visionneurs du processus
- Statut du processus
Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à cette page pour initier, gérer et surveiller les processus. Un initiateur de processus peut modifier ses détails, le mettre en pause, le compléter ou le clôturer. Pour une plus grande transparence, ils peuvent consulter les journaux de processus à chaque étape en détail.
Étapes
Toutes les étapes sont également regroupées sur une page unique. Chacune d'elles comporte les détails suivants :
- Nom de l'étape
- Date d'activation de l'étape
- Date d'échéance
- Description
- Exécuteur
- Superviseur
- Statut de l'étape
Les utilisateurs autorisés peuvent effectuer une étape et consulter les détails sur un diagramme depuis cette page. Ils peuvent également configurer des étapes dans des modèles et les gérer dans le cadre de processus.
Configuration des étapes dans les modèles
Un utilisateur peut ouvrir un modèle et créer des étapes à l'intérieur pour décrire différentes activités au sein d'un processus métier répétitif. Ces étapes peuvent être simples, conditionnelles ou parallèles.
Les détails suivants peuvent être modifiés :
- Nom de l'étape
- Description
- L'exécuteur
- Le superviseur
- La durée de l'étape
- Actions (ce que l'exécuteur doit faire pour terminer l'étape)
- Options (pour les étapes conditionnelles)
Gestion des étapes dans les processus
Les processus incluent des étapes issues des modèles, et les exécutants peuvent gérer ces étapes tout au long de chaque processus. Voici ce qu'ils peuvent faire :
- Assigner un exécutant à une étape
- Marquer une étape comme terminée pour faire avancer le processus
- Escalader une étape (reporter l'exécution de l'étape pour une raison quelconque)
- Relancer une étape (continuer l'exécution de l'étape après une escalade)
- Sauter une étape lorsqu'elle n'est pas obligatoire
- Approuver une étape (si elle nécessite l'approbation du superviseur)
Groupes
Un groupe représente un ensemble d'utilisateurs auxquels des rôles différents peuvent être attribués. Tous les groupes sont présentés sur la même page avec des détails tels que le nom du groupe, son statut et ses membres. Les utilisateurs ayant les droits d'accès nécessaires peuvent créer, visualiser, archiver/désarchiver et supprimer des groupes.
Rôles
Un utilisateur peut se voir attribuer un rôle : Initiateur de processus, Visionneur de processus ou Exécuteur d'étape. Chacun des rôles dispose de son propre ensemble de permissions pour les actions liées aux modèles, processus, étapes, groupes et rôles.
Les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent créer, afficher, attribuer et supprimer des rôles sur la page correspondante.
Notifications
Les notifications sont un élément essentiel du système, permettant aux collaborateurs de rester informés des tâches. Nous avons activé deux types : les notifications dans l'application et les notifications par email.
Les utilisateurs ayant les permissions appropriées peuvent visualiser et gérer les statuts, dates et descriptions des notifications depuis la page des notifications.
Résultats
L'application que nous avons créée a permis à Elinext d'élever la communication sur les processus à un nouveau niveau. Les collaborateurs peuvent désormais rester à jour sur les tâches collaboratives sans tracas et reproduire facilement les processus répétitifs.
Construire un système pour une organisation diversifiée comme Elinext — avec des bureaux en Pologne, Ouzbékistan et Vietnam — a impliqué une collaboration avec plusieurs parties prenantes. Nous avons donc dû apprendre à présenter l'impact pratique de notre travail de manière à ce qu'il soit pertinent pour chacun d'entre eux.
Actuellement, Elinext continue d’adopter le système à travers différents départements et sites. Et il permet déjà de faire gagner du temps aux employés et d’améliorer la livraison.
