Client
Une application web interne adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise Elinext. La version précédente du gestionnaire de congés était active jusqu'en 2021 et est devenue obsolète, d'où la décision de développer une nouvelle version du gestionnaire de congés.
Description du Projet
Elinext, une entreprise de développement de logiciels sur mesure, est présente sur le marché depuis plus de 25 ans. Pendant ce temps, notre effectif a augmenté pour atteindre plus de 700 employés.
Naturellement, la gestion des vacances, des congés maladie et des jours de congé dans une entreprise de cette taille est essentielle. Pendant une longue période, nous avons compté sur un service obsolète avec une réalisation UI médiocre, ce qui s'est avéré difficile et peu intuitif pour notre équipe.
En réponse, en 2021, notre entreprise a pris la décision cruciale de rénover la solution existante et de lancer un produit entièrement nouveau. Une équipe dédiée de designers UI/UX, de développeurs, d'analystes d'affaires et d'ingénieurs QA a collaboré sur ce projet, et nous continuons à soutenir activement et à améliorer notre nouveau produit.
Étant donné que notre entreprise est désormais une alliance d'affiliés internationaux, il était impossible de fonctionner dans plusieurs juridictions avec une ancienne solution basée sur une pile technologique obsolète.
Défis
Le gestionnaire de congés devait être une solution globale conçue pour simplifier la gestion des vacances et des congés maladie au sein d'une entreprise. Ce service devrait offrir une gamme de fonctionnalités adaptées aux employés réguliers, aux gestionnaires de ressources et aux spécialistes des RH. Voici la liste des défis :
- Les employés devraient pouvoir surveiller sans effort leurs jours de vacances accumulés, demander des congés, signaler des arrêts maladie et voir les absences à venir de leurs collègues.
- Les gestionnaires de ressources devraient avoir la possibilité de s'engager facilement avec divers employés et équipes, en s'assurant qu'ils restent informés des plans de leur équipe.
- Les employés devraient avoir le temps de se familiariser avec l'application mise à jour, car la refonte est radicale, et en réalité, il ne s'agit pas d'une mise à jour de l'application, mais d'une nouvelle version de celle-ci.
- Obtenir des retours sur les interactions des utilisateurs avec le système, agir sur les problèmes identifiés et proposer des améliorations.
Processus
Il était important pour l'équipe de développement d'évaluer l'efficacité de nos hypothèses concernant l'interaction des utilisateurs avec l'application, d'examiner et d'évaluer l'expérience utilisateur, d'identifier les problèmes, de comprendre comment les résoudre et, globalement, de déterminer ce qui pourrait être amélioré pour rendre le travail avec le service plus agréable et simple.
Pour atteindre cet objectif, l'équipe a utilisé plusieurs outils qui nous ont permis de suivre diverses métriques et de recueillir des analyses. Nous avons intégré trois outils dans notre système : Google Analytics, Mixpanel et Hotjar.
Pour étudier l'interaction avec le système, l'équipe de développement a utilisé des enregistrements de sessions et des cartes de chaleur fournis par Hotjar. Nous avons examiné environ 500 enregistrements d'écran et identifié les principaux scénarios d'interaction avec l'application.
Pendant le processus de développement, nous avons implémenté une adaptabilité minimale pour les appareils mobiles. Cependant, après avoir examiné les enregistrements, il est apparu que cela était insuffisant, et il est nécessaire d'optimiser l'application pour les appareils mobiles, du moins dans la partie utilisée par les employés réguliers.
Cela est particulièrement important pour les demandes de congé maladie, car si quelqu'un se réveille avec de la fièvre le matin, il est peu probable qu'il utilise un appareil de bureau pour soumettre une demande ; il préférera utiliser ce qui est à portée de main — un smartphone ou une tablette.
Solution
Il existe 7 rôles différents dans le système, dont beaucoup sont très similaires et ont des fonctions comparables. Par conséquent, nous avons identifié 3 rôles les plus couramment utilisés dans le système.
Le premier rôle est celui d'un employé ordinaire de l'entreprise, qui peut soumettre des demandes de congés payés ou de maladie, consulter le journal des calculs, son profil, ainsi que les demandes de ses coéquipiers.
Le deuxième rôle est celui d'un chef de projet. Dans le système, en plus des fonctions d'un employé ordinaire, ils peuvent également ajouter des demandes pour leurs coéquipiers, traiter les demandes de membres de leur équipe, exporter les demandes, générer des rapports sur les heures de travail des coéquipiers et gérer des équipes.
Le troisième rôle est celui d'un gestionnaire de ressources. Dans notre hiérarchie interne, cette personne est responsable d'un département entier composé de nombreux employés qui peuvent appartenir à différentes équipes. Ils disposent de toutes les permissions disponibles pour les employés ordinaires et les chefs de projet, et en plus, ils sont capables de gérer la localisation des subordonnés.
Il y a aussi un rôle d'administrateur qui permet d'affiner l'application aux exigences commerciales de l'équipe. L'administrateur a accès à pratiquement toutes les fonctions de l'application, supérieures même à celles du gestionnaire de ressources.
Concernant les modules, certains sont disponibles pour les 7 types d'utilisateurs, comme Mon Profil et Mes Demandes. Le module qui nécessite la gestion des demandes des employés est uniquement disponible pour les chefs de projet et les gestionnaires de ressources (ainsi que pour les administrateurs).
Le module Consultation du Journal des Calculs (Vacances/Maladie) est accessible à tous, tandis que les gestionnaires de ressources ont accès aux données d'autres personnes.
Le module « Gérer les Profils des Employés » permet de consulter les listes d'employés, de modifier les profils et de relocaliser les employés par territoires. Il permet également de créer des périodes non rémunérées, de mettre à jour les valeurs des compteurs et les emplacements des utilisateurs. Ensuite, il y a le module Rapports qui permet aux gestionnaires de rendre compte des heures de travail et des jours de congé approuvés.
Le module « Gérer les Équipes » permet aux gestionnaires de voir, d'ajouter et de modifier des équipes et des participants à l'équipe. Les notifications sont également réalisées pour tous les types d'utilisateurs ainsi que quelques modules supplémentaires qui permettent de demander de l'aide et de consulter le glossaire.
Résultats
Le système est largement utilisé au sein de l'entreprise. L'équipe de développement a reçu des rapports indiquant que le système est activement utilisé en semaine et est pratiquement inutilisé pendant les week-ends. En moyenne, environ 40 personnes utilisent le système par jour, avec un temps d'interaction moyen de 7 minutes.
Les emplacements les plus courants sont la Biélorussie, la Pologne, le Vietnam et la Géorgie.
Principalement, nos employés utilisent la version web de l'application, avec moins de 4 % représentés par des appareils mobiles.
Comme vous pouvez l'imaginer, l'équipe de développement a étudié le comportement des utilisateurs pour ce produit, et si vous êtes curieux de connaître les résultats présentés, nous vous en dirons plus dans la section suivante.
Détails supplémentaires sur l'utilisation de l'application
Après avoir examiné les enregistrements à l'aide de Hotjar, l'équipe de développement a identifié les principaux scénarios d'utilisation du système par les utilisateurs ayant différents rôles.
Les employés ordinaires passent le moins de temps dans le système ; ils utilisent rarement les filtres et le tri dans les tables, et ajustent rarement la largeur des colonnes ou les paramètres d'affichage des tables.
Principalement, ils interagissent avec deux pages de l'application : "demandes" et "mes demandes".
Occasionnellement, ils accèdent à leur profil (probablement pour voir quand leurs jours de congé supplémentaires sont accumulés et se rappeler combien de jours de vacances ils ont droit par an) et au journal des calculs.
Le plus souvent, un employé se connecte au système, soumet une demande de congé ou de maladie, et se déconnecte immédiatement, un processus qui prend moins de deux minutes.
Parfois, les employés vérifient les demandes de leurs collègues, mais ce n'est pas le scénario le plus courant.
Comme prévu, les chefs de projet et les gestionnaires de ressources passent plus de temps dans le système, et leurs scénarios d'interaction sont légèrement différents.
Ils vérifient les notifications, traitent les demandes et soumettent des demandes en leur nom ou au nom d'autres personnes.
Ils utilisent souvent des filtres et du tri dans les tables, mais n'utilisent presque jamais les réglages des colonnes et les options d'affichage des tables.
Ainsi, l'analyse menée par notre équipe a confirmé les hypothèses que nous avions formulées lors de la phase de développement. La recherche n'a révélé aucun problème significatif d'interaction avec l'utilisateur.
L'équipe de développement n'a remarqué aucune difficulté notable dans l'utilisation du système, et celles qui ont été identifiées étaient si rares et insignifiantes qu'elles pourraient être attribuées à une erreur statistique.
Les utilisateurs n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps à apprendre l'application pour trouver les fonctions nécessaires ; ils abordent facilement et rapidement leurs tâches, en passant un minimum de temps dans le système. Toutes les fonctionnalités proposées sont adéquatement utilisées et facilitent l'expérience des utilisateurs.
Le seul aspect nécessitant une amélioration et un raffinement est l'adaptabilité aux appareils mobiles. Et l'équipe de développement a déjà commencé à travailler sur une telle tâche.
