Client
Il s'agit d'un projet interne pour notre entreprise Elinext, une société de développement de logiciels sur mesure.
Ce projet interne, aux côtés de près de 20 autres solutions, a été développé pour un usage interne et fait partie de l'écosystème qui simplifie la vie quotidienne des employés.
La base de ce logiciel sera probablement utilisée pour accélérer le développement d'un produit personnalisé similaire pour nos clients.
Souvent, de nouveaux clients d'Elinext économisent un montant important d'argent et d'efforts en choisissant d'utiliser une version personnalisée d'un produit qui existe déjà et est utilisé au sein de notre entreprise.
Description du projet
Le logiciel de gestion des stocks est un produit de gestion d'actifs, une application web permettant d'enregistrer et de suivre les articles d'équipement et les licences au sein de l'entreprise.
La solution offre une grande variété de possibilités selon le rôle de l'utilisateur.
Grâce à l'interface intuitive, un utilisateur doit pouvoir facilement :
- enregistrer les nouveaux articles d'équipement achetés et les détenteurs de licences de divers types ;
- gérer les types d'équipements et les inventaires au sein de l'entreprise ;
- attribuer des articles d'équipement et des licences aux employés ;
- gérer la base de données des articles d'équipement et des licences et la maintenir à jour ;
- suivre l'historique de tous les événements dans l'application, y compris l'historique des articles/licences ;
- contrôler les actifs attribués aux employés ;
- suivre les articles d'équipement et les licences personnels ;
- échanger certains articles entre collègues ;
- gérer les types de notifications que l'application envoie ;
- recevoir des notifications par email sur divers événements pertinents de l'application.
Comme Elinext utilisait une version obsolète du logiciel qui ne pouvait pas remplir la plupart des fonctions mentionnées, nous avons décidé qu'il était temps de concevoir un nouveau système de gestion des actifs pour notre usage interne.
Défis
La version du logiciel précédemment utilisée par l'entreprise rencontrait plusieurs problèmes, dont certains étaient liés à des solutions obsolètes :
- faibles performances globales ;
- faible vitesse de fonctionnement ;
- difficultés d'accès à la base de données ;
- utilisation d'applications avec des comptes séparés, ce qui augmentait les dépenses de l'entreprise, car ces comptes devaient être surveillés et supportés.
À mesure que l'entreprise grandissait, il devenait de plus en plus évident qu'une solution plus moderne était nécessaire. Compte tenu de l'état actuel de l'entreprise et de ses perspectives, le responsable C-level d'Elinext a défini les objectifs suivants :
- obtenir un outil de gestion des actifs propre, sécurisé et à jour ;
- garantir une haute performance ;
- automatiser les flux de travail en s'intégrant au serveur d'identité de l'entreprise, permettant ainsi à la nouvelle application d'utiliser une base commune de comptes d'entreprise ;
- obtenir une interface utilisateur moderne qui s'aligne parfaitement avec le système de design de l'entreprise.
Processus
Pour ce projet, nous avons choisi le modèle hybride Agile (Kanban + Scrum). C'était le choix parfait pour réaliser le projet dans les délais, car l'équipe de développement avait d'autres projets commerciaux en cours.
La stratégie et la méthodologie choisies ont permis de respecter les délais pour chaque phase du projet. Une analyse des applications précédentes utilisées par notre entreprise pour la gestion des actifs et des besoins métiers a été réalisée afin de mieux comprendre les points clés.
L'expérience dans le développement de solutions similaires a permis de proposer et de mettre en œuvre précisément ce que nous voulions obtenir. Notre équipe a commencé par définir les fonctionnalités critiques pour le MVP. Ensuite, plusieurs versions ont été publiées avec un ensemble de fonctionnalités élargi. Nous avons dû migrer les données de l'application précédente, ainsi que d'une autre base de données externe, sans interruption de leurs opérations.
Le développement d'un grand nombre de dépendances a constitué un autre défi auquel l'équipe a dû faire face. Tout devait être implémenté de manière sécurisée pour les flux de travail de l'entreprise.
Les utilisateurs du système étaient les employés de l'entreprise. Il y en a environ 700. En raison des divers rôles des employés, il était nécessaire de prendre en compte les besoins de chacun et de les mettre en œuvre dans l'application.
Solution
Le produit final est une application web client-serveur avec un accès basé sur les rôles. La fonctionnalité de l'application varie et dépend du rôle de l'utilisateur dans l'entreprise et au sein de l'application.
Voici deux des rôles d'utilisateur utilisés dans l'application web :
Utilisateur : rôle par défaut de l'application, offrant un accès restreint aux fonctionnalités de base. Parmi ces possibilités, l'utilisateur peut consulter son propre profil avec les articles d'équipement et les licences, demander certains articles, traiter les demandes soumises et reçues, ainsi que gérer les types de notifications à recevoir ; Administrateur : responsable de l'ensemble de l'application et ayant un contrôle total sur la gestion des actifs.
Il existe une dizaine de modules différents fournissant des fonctionnalités à l'application web. Nous allons les décrire brièvement.
Module 1 : Mon Profil
Grâce à ce module, l'utilisateur peut consulter la liste des équipements, traiter les demandes et visualiser ses licences. Il existe un filtre pour trier les demandes par statut (rempli/non rempli) et par type (entrant/sortant).
Module 2 : Journal d'Audit
Ce module permet aux utilisateurs de consulter les journaux et de les filtrer. L'entreprise dispose de l'historique complet des journaux dans l'application. Grâce à ce module, il est possible d'ouvrir des articles/licences et de les restaurer s'ils ont été supprimés accidentellement.
Module 3 : Liste des équipements
Ce module permet de visualiser les articles d'équipement et de modifier les données affichées. Voici ce qu'il est possible de faire avec les articles : ajouter, modifier, les rendre disponibles pour un échange, les radier, les supprimer en douceur ou définitivement, les lier, les déplacer dans l'inventaire et changer leur propriétaire.
Module 4 : Détail de l'équipement
Les utilisateurs peuvent accéder aux détails de l'article, consulter les relations de l'équipement (articles connectés), visualiser l'historique de possession de l'article, et changer son propriétaire et son inventaire. Ici, les utilisateurs peuvent également consulter, ajouter, modifier et supprimer des notes et des commentaires sur l'article.
Module 5 : Recherche
La recherche d'un article est activée dans ce module. Il peut s'agir d'une recherche par correspondance exacte ou d'une recherche avancée en spécifiant certaines valeurs pour les champs requis de l'article.
Module 6 : Licences
Pratiquement toutes les opérations possibles avec les articles dans le module 3 sont réalisables ici, mais pour les licences.
Module 7 : Détail des Licences
Ce module permet aux utilisateurs d'accéder aux détails des licences, ainsi que de consulter, ajouter, modifier et supprimer des notes et des commentaires sur les licences.
Module 8 : Employés
Vue d'ensemble des employés, les cartes de dossier des employés peuvent être exportées, imprimées et ajustées avec ce module.
Module 9 : Profil de l'Employé
Le matériel et les licences de l'employé peuvent être consultés ici pour un employé sélectionné.
Module 10 : Types d'équipement
Le module permet à l'utilisateur de consulter les types d'équipement actuellement disponibles. Il est aussi possible d'ajouter, de modifier et de supprimer des types d'équipement.
Module 11 : Inventaires
Ce module permet à l'utilisateur de consulter les inventaires actuellement disponibles, ainsi que d'en ajouter, de modifier ou de supprimer.
Module 12 : Notifications
Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par email sur certains événements dans l'application.
Résultats
Notre entreprise a reçu une nouvelle solution logicielle avec plusieurs modules fonctionnels qui, en combinaison avec une conception conviviale et une interface intuitive unique, permettent de :
- rationaliser les processus métiers et simplifier la gestion des actifs en un seul endroit ;
- éliminer l'enregistrement manuel des actifs dans des bases de données séparées ;
- réduire le temps de travail de l'entreprise ;
- offrir aux employés un outil simple pour contrôler leurs articles d'équipement et licences ;
- garantir la précision et la transparence de l'historique de possession et de suivi ;
- recevoir des notifications rapides sur les événements pertinents et réagir immédiatement.
Comme cette nouvelle application web est utilisée comme notre logiciel de gestion des actifs, tout est désormais plus efficace pour chaque employé. Leur responsabilité pour les actifs attribués a augmenté, et le risque global de perte ou de dommage des équipements a donc diminué.
Actuellement, le projet est pratiquement terminé et est utilisé activement dans les opérations quotidiennes de l'entreprise par ses employés. Cependant, nous réalisons des enquêtes sur la satisfaction des utilisateurs finaux de l'application afin de définir les pistes d'amélioration de l'application. À mesure que nous recevons des retours, nous aurons plus d'idées pour améliorer l'application. De nouvelles fonctionnalités pourraient être mises en œuvre prochainement.
