Logiciel de Traitement de Commandes pour des Restaurants en Suisse

Client

Un entrepreneur suisse a chargé Elinext de développer un logiciel de commande de nourriture pour les appels depuis les téléphones fixes.

Défi

Les téléphones fixes sont encore très utilisés en Suisse et les consommateurs attendaient des restaurateurs qu'ils gardent ça à l'esprit lorsqu'ils ont adopté la livraison pendant la pandémie. Mais les technologies disponibles pour le traitement rapide et efficace des commandes n'étaient pas compatibles avec le système de lignes fixes national et ses spécificités. Les restaurants se trouvaient donc en difficulté.

Un entrepreneur a donc décidé de venir en aide à cette industrie. Il a conçu une application web qui habiliterait les restaurateurs à répondre aux besoins de leurs clients et qui leur ferait également bénéficier des dernières innovations technologiques.

Cet entrepreneur était inscrit à notre newsletter et a donc choisi de faire un essai avec nous. Nous avons rapidement trouvé le modem suisse particulier qui était nécessaire à l'élaboration de l'application et avons mis en place une version de démonstration. Impressionné par notre rapidité, l'entrepreneur nous a sous-traité le travail.

Processus

Nous avons commencé par les recherches essentielles. Notre analyste commercial s'est entretenu avec le client, qui avait de l'expérience en tant que restaurateur, ce qui a permis de mieux cibler l'étendue initiale de notre tâche.

Notre client n'avait pas fait lui-même de recherches poussées sur la technologie cible et ne nous avait pas non plus fourni beaucoup de détails précis. Son objectif était de vérifier son hypothèse commerciale en construisant un produit minimum viable (MVP) et de tester d'abord ce MVP dans les restaurants. Mais tout ce qu'il avait à l'époque était une application dépassée qui ne fonctionnait pas avec le FRITZ!Box Modem, qui est la technologie de ligne fixe par défaut en Suisse.

La meilleure façon d'organiser le travail était donc d'adopter les pratiques Agile/Scrum. Nous avons travaillé en sprints et, échangeant avec nos clients au moins deux fois par semaines, nous avons progressivement adopté la méthodologie Agile à plus grande échelle.

MVP

Il nous a fallu neuf mois pour construire le MVP. Pendant cette période, nous avons créé une structure de base de données pour le produit et des versions primitives des deux applications qui allaient constituer le système. Notre client était le testeur beta principal et il nous a aiguillé avec ses commentaires et ses suggestions de fonctions.

À un moment donné, le MVP était prêt à être testé dans les restaurants. Mais les clients se sont alors montrés peu enthousiastes pour adopter cette nouvelle approche. Pour surmonter cet obstacle, nous avons simplifié les fonctions, supprimé tout ce qui pouvait dérouter les utilisateurs et amélioré leur expérience.

Au début, notre client avait été réticent à l'idée d'ajouter un concepteur d'UI/UX professionel à l'équipe, mais nous l'avons fait changer d'avis. Et il ne l'a jamais regretté depuis. Notre concepteur n'a pas seulement amélioré les visuels, il a aussi aidé à développer un glossaire de termes allemands et à l'ajouter à l'interface utilisateur.

FRITZ!Box Modem

L'utilisation du FRITZ!Box Modem était l'un des pré requis du développement. Cela en limitait le processus et tout particulièrement la réalisation de tests.

Un tel modem doit être connecté à une ligne téléphonique louée. Pour tester le logiciel, notre spécialiste contrôle qualité devait donc être présent à proximité de l'appareil et du téléphone fixe. Lorsque cette personne était absente, quelqu'un d'autre devait prendre sa place pour l'aider à collecter des retours.

Précision des Exigences et Spécificité

Notre client avait surchargé la liste des fonctions avec de nouvelles idées et l'intégration de ces ajouts est devenu difficile.

Pour mettre tout le monde sur la même longueur d'ondes, nous avons déterminé un processus unique pour le traitement, l'amélioration, la vérification, les essais et le suivi des exigences du projet. Tout cela était organisé sous forme d'un tableau d'analyses commerciales spécifique dans le système de suivi du projet. Par son utilisation, nous transformions progressivement la montagne d'idées en user-stories exploitables.

Extension de Produit

Après que nous avons adapté le produit au marché, les restaurateurs ont été plus enclins à l'adopter et nous ont ainsi fourni des retours précieux. Nous avons utilisé ces commentaires pour élaborer de nouvelles fonctions et refondre tout le logiciel, lançant ainsi une nouvelle version du produit qui était entièrement opérationnelle.

Avant cela, nous avons testé le logiciel manuellement. Mais les tests manuels ne suffisaient plus et nous avons commencé des tests unitaires et automatisés. Grâce à cette stratégie, nous pouvions tester tous les scénarios utilisateurs les plus courants et observer les réponses du logiciel.

Produit

Le logiciel que nous avons développé permet aux administrateurs des restaurants de prendre des commandes de livraisons depuis les lignes fixes. Il comprend deux applications en ligne: un portail web pour la gestion des informations du restaurant (p. ex., les menus ou le personnel) et une application de bureau pour le traitement des commandes.

Gestion du Restaurant

L'interface de gestion du restaurant supporte deux types d'utilisateurs. Le premier est le superadmin qui agit au nom de notre client. Il intègre les nouveaux restaurants, modifie leurs statuts, gère le personnel du restaurant et le système en général.

parmi lesquelles:

• la mise en place de menu par l'ajout, la modification, le classement et la suppression d'éléments;
• l'aperçu des détails des commandes actuelles et réalisées ainsi que leur suivi par statut (p. ex., acceptée, annulée ou en cours);
• le suivi des appels entrants et manqués;
• l'aperçu de l'historique de commande pour chaque client;
• la configuration de calculs de prix par zones de livraisons et types de commandes;
• la définition de méthodes de paiement;
• le suivi des taxes;
• l'aperçu des rapports générés automatiquement sur la performance quotidienne du restaurant.

Les configurations choisies se reflètent dans le traitement des commandes.

Traitement des Commandes

L'application de traitement des commandes est une interface de bureau pour les administrateurs des restaurants. Voici comment ça marche.

Lorsqu'un client appelle le restaurant, une notification s'affiche à sur l'ordinateur de l'administrateur. Lorsque le téléphone est décroché, l'application affiche un formulaire client basé sur son numéro.

Si le client a déjà passé commande, le formulaire inclut son adresse, son email et d'autres informations sur les commandes précédentes. Celles-ci peuvent être dupliquées ou servir de base pour une nouvelle commande. S'il s'agit d'un nouveau client, l'administrateur peut compléter les informations pour une utilisation ultérieure.

Au fur et à mesure que le client passe sa commande, l'administrateur sélectionne les éléments du menu. Il commence par choisir la catégorie, afin d'afficher une liste d'accompagnements et de tailles de portions.

L'administrateur ajoute tous les éléments au panier virtuel et précise des paramètres tels que la méthode de paiement, le type de service (livraison ou à emporter), la date et l'heure. Si nécessaire, il peut ajouter une note.

Une fois la commande passée, l'administrateur peut la sauvegarder comme en cours ou acceptée. Le reçu est envoyé à l'adresse email du client si celle-ci a été précisée dans le formulaire. Sinon, après avoir sauvegardé la commande, l'administrateur voit une notification. Le reçu est alors imprimé automatiquement pour pouvoir être remis au client ou au livreur avec la commande.

L'écran principal affiche toutes les commandes actuelles ainsi que leurs statuts. Toute commande peut être modifiée ou annulée jusqu'à l'heure de livraison ou de récupération prévue. Afin de faciliter la navigation, les commandes sont triées sur le tableau de bord par statut (en cours, acceptée ou annulée).

Une autre des fonctions utiles est l'onglet d'historique des appels. Cet onglet permet à l'administrateur de consulter tous les appels du jour (y compris les appels manqués) et tous les détails correspondants.

Résultats

Nous avons aidé l'entrepreneur suisse à développer une solution web astucieuse qui permet aux gérants de restaurants de traiter plus de commandes par service tout en satisfaisant les clients. Nous continuons encore d'améliorer ce logiciel.

Notre domaine de travail à venir inclut l'automatisation de mises à jour à distance pour les restaurants, l'activation de rapports CSV, l'intégration de Microsoft Power BI pour des analyses exploitables, un nouveau design pour les reçus, et plus encore. En se projetant encore plus à l'avenir, le client a conçu une nouvelle version de centre d'appel virtuel et autonome pour le traitement des commandes.

Ce projet nous a beaucoup enseigné. D'une part, nous avons appris à gérer les attentes et exigences du client efficacement. Et de l'autre, nous avons amassé des connaissances très spécifiques pour le domaine de la restauration et de la commande alimentaire, tout particulièrement en Suisse.