Client
Le fondateur de start-up chinoise a chargé Elinext de créer une application Web pour la gestion de la paie dans différentes juridictions.
Défi
À notre époque de mobilité accrue, les employés sont souvent déplacés, partent en voyage d'affaires ou travaillent à distance à l'étranger. Mais les impôts et les déductions pour la sécurité sociale varient d'un pays à l'autre, de sorte que les employeurs ont besoin d'un expert comptable dans chaque région. Et cela peut coûter cher.
Un entrepreneur chinois a trouvé une solution: simplifier la comptabilité internationale avec un outil numérique élégant. Il a cherché un développeur, a interviewé quelques candidats, y compris Elinext, et il est finalement parti avec nous.
Processus
Le client nous a expliqué son idée en termes généraux. Il n'y avait ni conceptions ni descriptions de fonctionnalités appropriées. . En collaboration avec un analyste d'affaires, notre équipe a étudié l'idée du produit, a documenté la fonctionnalité souhaitée et a fourni des estimations approximatives des prix et des délais.
Le client a visité notre siège social six semaines plus tard pour réfléchir à la fonctionnalité avec nous. Une fois que nous nous sommes mis d'accord sur la vision initiale du produit minimum viable (MVP), le travail a commencé par des sprints d'une semaine.
Réduction de MVP
Cependant, cette vision initiale ne se concrétiserait jamais telle qu'elle a été conçue (ce qui est typique des startups).
Le client a dû affiner sa vision à l'avenir. Nous avons dû suspendre le projet plusieurs fois pour comprendre comment l'application devrait fonctionner. Et, en plus de cela, l'investisseur de notre client apportait occasionnellement ses propres demandes. Il n'y en avait pas beaucoup, mais certains se sont avérés assez compliqués.
L'un des changements les plus difficiles à mettre en œuvre en déplacement a été le changement de modèle de contrôle d'accès. Dans les exigences d'origine, les autorisations étaient liées aux rôles d'utilisateur. Mais, au milieu du projet, le client a demandé de passer aux autorisations basées sur les revendications, ce qui nous a pris du temps.
Échange de Données entre Deux Mondes
Basé en Chine, le client souhaitait d'abord construire un pont employeur-employé entre son pays d'origine et l'Union européenne. Et c'est ce qui a compensé le principal défi technologique: permettre le traitement des données entre les deux juridictions.
La Chine et l'UE réglementent le traitement des données et, dans les deux cas, les données personnelles des citoyens doivent être stockées localement. Nous avons donc dû utiliser Amazon Web Services (AWS) avec un centre de données à Francfort-sur-le-Main et un analogue chinois avec un centre de données à Beijing. Mais comment relier ces deux concepts?
Nous avons configuré deux systèmes de traitement de données qui se reflètent et nous les avons reliés directement. Pour ce faire, nous avons dû élaborer une carte de communication complexe, comme le montre l'image ci-dessous.
Intégration de Module
Le système complexe de rôles et de fonctionnalités posait un autre défi.
Dans l'ensemble, la plateforme se compose de six modules: Présentation, Organisation, Paie, Demandes, Calendrier et Rapports. Et il nous a fallu du temps pour les synchroniser avec cinq rôles d'utilisateur, chacun avec des niveaux d'autorisation uniques. Ceux-ci comprenaient le super administrateur, l'employeur, le fournisseur de services de comptabilité, le référent et l'employé.
Produit
Le produit est un logiciel en tant que service (SaaS). Il offre une plate-forme Web sur laquelle les employeurs, les fournisseurs de services de comptabilité locaux et les employés travaillent ensemble. Et tout commence par une page de destination.
La Page d'Accueil comme Point de Départ
Notre équipe a conçu et construit la page d'accueil. Elle comprend des informations telles que l'aperçu du produit, les plans tarifaires, les détails de l'entreprise, etc. De plus, nous avons intégré la page avec un panneau d'administration qui permet aux administrateurs de publier et de gérer des articles.
Mais surtout, les utilisateurs peuvent se connecter ou demander une démo à partir de la page d'accueil. Voici comment ça se passe: vous remplissez un formulaire pour obtenir la démo. Si vous aimez le fonctionnement de l'application, vous vous inscrivez à l'un des forfaits disponibles et recevez un e-mail d'invitation avec les informations d'identification. En utilisant ces informations d'identification, vous pouvez vous connecter et utiliser la plateforme.
Administration de la Plateforme
L'utilisateur connecté en tant que super administrateur dispose de toutes les autorisations nécessaires pour gérer la plateforme. Mais la principale activité commerciale qui leur est réservée est la connexion des fournisseurs de services comptables avec les employeurs.
Une fois qu'une entreprise s'est inscrite à la plateforme, elle peut ajouter des employés et définir leur statut de paie actif. L'administrateur de la plateforme sélectionnera ensuite un fournisseur de services comptables dans une liste et attribuera ce fournisseur à un employé spécifique.
Boîte à Outils Organisationnelle
Il existe deux types de comptes au niveau de l'organisation dans le système: l'employeur et le fournisseur de services comptables. Tous les outils à leur disposition sont organisés en six modules.
Les informations clés sur le compte et les activités qui y sont effectuées se trouvent dans le module Présentation. Selon le type d'utilisateur, il affichera des données différentes.
Dans le module Organisation, l'employeur peut configurer le compte de l'entreprise et ajouter des utilisateurs qui agissent en son nom. Ces utilisateurs peuvent configurer la structure de l'entreprise, en ajoutant des succursales, des employés, etc.
Le module de Paie est probablement le plus important d'entre eux. Il permet aux représentants de l'entreprise d'activer la paie pour les employés ajoutés au module l’Organisation. Ils peuvent configurer la paie avec des paramètres tels que la fréquence et la date de paiements, la date de début d'une période de paie, les primes, etc.
Toutes les dates liées à la paie, telles que les dates de paiement, les vacances et les jours fériés, apparaissent automatiquement dans le module Calendrier.
La société de services a son propre tableau de bord. Elle peut télécharger des rapports de paiement pour que l'employeur les examine dans le module Rapports. De plus, ce module affiche l'analyse de la paie et l'historique des demandes.
Profils des Employés
En plus de l'utilisateur administrateur, l'employeur peut créer deux types d'utilisateurs au niveau des employés.
L'un est l'employé, et c'est très simple. Chaque fois qu'un employé doit prendre un congé de maladie, planifier des vacances ou parler à son superviseur, il peut le faire via le module Demandes. Ils créent une demande, joignent tous les documents pertinents et l'envoient.
La demande apparaîtra dans le compte d'un autre type d'utilisateur: le référent. Ce rôle est attribué à un superviseur comme un gestionnaire ou une personne des ressources humaines. Ils traiteront la demande et, si nécessaire, contacteront l'expéditeur pour plus de détails.
Une fois la demande approuvée, le référent crée un nouvel événement dans le système (par exemple vacances, remboursement des frais de voyage). Et cette personne peut utiliser l'application pour surveiller les présences, les congés de maladie, les vacances, les primes et d'autres questions liées à chaque employé du système.
Pour faciliter la communication entre les deux types d'utilisateurs, nous avons créé une fonctionnalité de chat en direct. C'est un outil utile lorsque les utilisateurs ont besoin de discuter rapidement de quelque chose.
Résultat
Le produit est encore en développement. Et le développement a en fait été interrompu jusqu'à ce que le client lève des fonds supplémentaires. Cependant, cela nous a donné l'occasion d'apprendre à faire fonctionner ensemble des bases de données dans des juridictions complètement différentes.
