Introduction
L'entreprise du client se spécialise dans les services de conseil psychologique fournis par des thérapeutes professionnels. Elle se compose d'une petite équipe d'employés à plein temps qui s'occupent des tâches administratives, financières et de gestion ainsi que de près de 200 psychologues contractuels. Ces psychologues proposent différentes formes de services de conseil pour des patients individuels, des couples, des familles et des groupes et pour un large éventail de troubles de la santé mentale. Ils proposent également des suivis en ligne. Le client nous a contacté suite à une malheureuse tentative de travailler avec des thérapeutes indépendants. La plateforme n'avait pas accès au code et à la documentation des développeurs précédents. L'équipe d'Elinext a donc été employée pour réécrire le code à partir de zéro et en accord avec les exigences du client. Le client a contacté Elinext en particulier parce que nous pouvions rapidement fournir les ressources nécessaires au développement et avions l'expérience requise pour le développement de plateformes et application dans le domaine de la santé.Le défi
L'entreprise a deux groupes de clients principaux. Le premier groupe sont les clients qui ont été référés par des tiers, tels que des compagnies d'assurances. Ce groupe ne paie pas directement pour les thérapies, ce qui veut dire que toutes les factures doivent être envoyées à l'entreprise qui les a référé à notre client. Le second groupe se compose des clients privés qui paient pour leurs thérapies eux-mêmes. Le client a demandé la mise à jour de la plateforme de réservation qui, en plus des anciennes fonctions, devrait aussi avoir les suivantes:- La prise de rendez-vous avec les thérapeutes
- La création de facture pour des tiers (p. ex., des compagnies d'assurance)
- L'envoi de reçus aux clients privés
- L'envoi de factures aux thérapeutes
La solution
Bien que nos développeurs aient à l'origine été employés pour mettre à jour la plateforme et non pour en créer une toute nouvelle, ils en ont créé une à partir de zéro en raison de l'impossibilité d'accéder au code et à la documentation de la précédente, comme indiqué ci-dessus. Les fonctions suivantes ont été créées :- Gestion des reçus
- Gestion des factures
- Paiement des thérapeutes
- Page d'accueil administrateur
- Page d'accueil thérapeute
- Autorisation (connexion et déconnexion au système)
- Notifications (notifications du système et par email)
- Amélioration de l’interface utilisateur (UI) et extension des fonctions de base existantes
- Gestion des connexions pour les thérapeutes et les clients
- Gestion des rendez-vous
- Fonction de rappel par email et/ou par SMS pour les rendez-vous
Module 1. Page d'accueil administrateur
La page d'accueil administrateur se compose de trois sections: Le tableau de bord, la liste « Bad Fit », et la liste des thérapeutes. Le tableau de bord contient la liste des tâches de l'administrateur. Les tâches sont générées automatiquement et peuvent être marquées comme « Réalisées ». La liste « Bad Fit » est une liste de clients pour lesquels il a été estimé qu'ils ne correspondaient pas aux services que l'entreprise peut fournir. Cette liste est également générée automatiquement à partir d'actions négatives commises par le client, telles que l'annulation successive de deux sessions ou une absence à une session sans l'avoir annulée au préalable. La liste « Bad Fit » contient une zone pour le nom du client, une pour celui de son thérapeute et une pour que l'administrateur puisse prendre des notes. Par exemple, l'administrateur peut appeler une personne qui a été ajoutée automatiquement à la liste « Bad Fit » et clarifier la situation. Le client peut ensuite être retiré de cette liste. L'onglet « Thérapeutes » contient une liste des thérapeutes. Chaque thérapeute a une liste de clients directs, indirects et actifs/désactivés. Pour chaque client est indiqué: la source des paiements, un nombre de sessions approuvées (c.-à-d., approuvées par la compagnie d'assurance ou par une autre source de paiement), le nombre de sessions utilisées, les sessions facturées et une date d'expiration. Les thérapeutes sont avertis automatiquement en avance si le nombre de session approuvées d'un client touche à sa fin et s'ils doivent soumettre des documents à la source de paiement afin de prolonger le nombre de sessions de ce client. Le statut du client est indiqué par un code couleur. Par exemple, si le nombre de sessions approuvées touche à sa fin, le client est surligné en rouge. Si le thérapeute a soumis des documents pour des sessions supplémentaires afin de pouvoir continuer à travailler avec ce client, celui-ci est surligné en rose. Pour les clients qui paient eux-mêmes, ils sont surlignés en rouge s'ils ont plus d'une session impayée.Module 2. Gestion des factures
La gestion des factures comprend deux fonctions principales: La recherche de rendez-vous et la gestion directe de la facturation et des reçus La recherche de rendez-vous permet à l'administrateur de consulter une liste de rendez-vous clients, de rechercher par client spécifique ou de la filtrer par date/nom. La gestion des factures est une section dans laquelle les factures sont générées pour des tiers ou envoyées par email aux clients qui paient eux-mêmes. Les factures peuvent être visualisées, modifiées et exportées au sein d'une catégorie ou individuellement sous format PDF ou Excel.Module 3. Paiement des thérapeutes
Cette section permet de gérer les factures pour les thérapeutes. Les factures sont générées par l'administrateur et envoyées aux thérapeutes par email chaque mois à la date par défaut. Les textes pour les emails sont générés automatiquement et sont modifiables. Le prix d'une session et les frais de service sont personnalisés pour chaque thérapeute. L'administrateur peut visualiser la facture et l'exporter au format PDF. Les sessions qui ne sont pas payées sont mises en suspens pour la facture suivante.Module 4. La page d'accueil du thérapeute
Ce module permet aux thérapeutes de voir la liste de tous leurs clients, qu'ils soient actifs ou non. Ce module contient également des alertes pour rappeler aux thérapeutes lorsqu'ils doivent préparer des documents pour rallonger les approbations pour des sessions. Cette fonction permet de suivre les approbations des clients et leurs paiements, ainsi que de demander l'activation ou la désactivation d'un client.
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