Client
Il s'agit d'un projet interne pour notre entreprise Elinext, une société de développement de logiciels sur mesure. Elinext est sur le marché depuis plus de deux décennies et a collaboré avec des centaines de clients. Cette application web vise à fournir un suivi efficace et à aider à l'évaluation des projets de l'entreprise.
Ce projet est l'un des nombreux projets internes pouvant être personnalisés pour répondre aux besoins de nos clients à l'avenir. Nous avons construit un écosystème fonctionnel comprenant un calendrier d'entreprise, un gestionnaire de congés, un suivi des paiements et d'autres logiciels utiles qui simplifient les opérations quotidiennes.
Nous prévoyons d'offrir un développement similaire d'écosystèmes à nos clients.
Description du Projet
Cette application web permet aux gestionnaires et comptables de suivre les flux financiers et l'efficacité des projets de l'entreprise, de gérer les contrats, de contrôler les paiements et l'état des dettes, et de produire des rapports financiers.
Le Suivi des Paiements aide à réduire le temps consacré au traitement des paiements des clients et à atténuer les risques de non-respect des termes contractuels.
Elinext ne disposait pas d'un système unifié pour suivre tous les contrats et paiements. Avec ce système, nous pouvons gérer facilement tous les contrats, ce qui a conduit à la réalisation d'un grand projet interne.
Défis
Voici les principaux défis rencontrés par notre équipe :
- Construire un système qui unifie toutes les informations sur les contrats et paiements de chaque client d'Elinext.
- Garantir un niveau de sécurité inégalé avant le déploiement, les données du système étant très sensibles et contenant toutes les informations comptables en un seul endroit.
- S'assurer que les taux de change sont toujours corrects et que les données historiques ne causent pas de mauvais calculs ; toutes les factures pouvant être conservées dans une seule devise.
- Améliorer constamment certaines fonctionnalités des projets, comme les calculs dans la section Balance, la logique de réconciliation, etc.
- Livrer chaque version dans les délais impartis et s'assurer qu'elle est déployée en temps voulu.
Processus
Nous avons utilisé la méthodologie Kanban, qui était adaptée car l'équipe de développement n'est pas toujours disponible dans son intégralité et l'intensité du travail sur le projet est généralement faible. Nous avons utilisé Google Authenticator pour l'authentification à deux facteurs, renforçant la sécurité des données financières.
Le projet est après sa troisième étape et prêt à entrer dans la quatrième. Voici le calendrier :
1. Phase 1 : 2019 – Avril 2022
Développement MVP comprenant :
- Gestion des rôles utilisateurs
- Gestion des clients et des contrats
- Suivi des projets
- Gestion des factures et des paiements
- Réconciliation des paiements avec les factures
- Fonctionnalité de Balance
- Stockage et gestion des modèles de documents
- Génération de rapports financiers
- Rappels automatiques pour les dettes
2. Phase 2 : Avril 2022 – Août 2022
Release 2.0 avec des améliorations significatives de sécurité, réconciliation améliorée, import en masse des paiements, et génération de nouveaux rapports financiers.
3. Phase 3 : Août 2022 – Janvier 2023
Release 3.0 comprenant des paramètres de notifications avancés, une fonction améliorée pour les rappels de dettes, des ajustements dans la réconciliation et de nouveaux rapports.
4. Phase 4 : À venir
Nous prévoyons d'améliorer la logique des notifications et de fournir de nouveaux rapports financiers aux clients.
Solution
Nous avons construit un système web interne qui intègre différents modules provenant d'autres systèmes de gestion et de comptabilité.
Le système comprend actuellement dix modules, et nous avons, à un certain moment, porté ses niveaux de sécurité au maximum. Cela inclut un pare-feu, le cryptage des informations particulièrement sensibles, l'isolation de la base de données avec un accès via un canal crypté, la journalisation et l'audit des accès à la base de données au niveau des données, et bien sûr, l'ajout de l'authentification à deux facteurs.
Module 1 : Paiements
Ce module central permet de collecter les informations les plus importantes sur les paiements et de les utiliser pour le calcul des soldes, la gestion des dettes et la création de rapports. La fonction de gestion des paiements permet de visualiser rapidement tous les paiements sur une seule page, offrant une compréhension globale avec la possibilité d’exporter et d’importer les données.
Module 2 : Factures
La gestion des détails des factures permet de collecter les informations essentielles sur celles-ci et de les utiliser pour le calcul des soldes, la gestion des dettes et le reporting. Cette fonctionnalité est similaire à celle des paiements mais dédiée aux factures.
Module 3 : Clients
Ce module permet de visualiser et de gérer tous les objets et paramètres liés à un client particulier, éliminant ainsi le besoin de collecter ces informations depuis différents modules. Les utilisateurs peuvent voir tous les clients sur une seule page avec la possibilité d'exporter les données.
Module 4 : Projets
La gestion des projets permet de collecter les informations clés sur chaque projet, d’assigner des responsables, de suivre les paiements et les factures liés à un projet spécifique, de générer des rapports et d’ajouter ou suivre des contrats pour chaque projet.
Module 5 : Balance
Sur la page des soldes, l'utilisateur peut visualiser tous les paiements et factures avec des montants automatiquement recalculés en USD. Les soldes peuvent être filtrés par client, statut, projet, type d’entrée, date et montants. Un export au format Excel est également disponible.
Ce module inclut également une page dédiée aux dettes, permettant à l’utilisateur d’observer facilement toutes les factures non entièrement payées, avec des totaux recalculés automatiquement en USD. Les grilles peuvent être filtrées par client, statut, projet, date d’échéance, montants et commentaires, puis exportées sous forme de rapport Excel.
Module 6 : Réconciliation
Ce module permet à l’utilisateur de corréler manuellement les paiements avec les factures, mettant ainsi à jour les données sur les dettes des clients envers l’entreprise. Le système propose automatiquement les factures correspondant potentiellement à un paiement spécifique.
Module 7 : Modèles
Le module de modèles offre un accès rapide à des exemples de documents tels que des contrats, des factures et d'autres documents essentiels.
Module 8 : Rapports
Ce module permet aux utilisateurs de consulter les soldes et les mouvements financiers pour un client ou une période spécifique avec une option d’exportation au format Excel.
Module 9 : Notifications
Les utilisateurs peuvent consulter toutes les notifications générées par le système. Les destinataires reçoivent des alertes par email et dans l'application, leur permettant de prendre rapidement les mesures nécessaires. Les utilisateurs ayant les droits appropriés peuvent configurer manuellement ou définir des paramètres par défaut pour chaque type de notification.
Module 10 : Paramètres
Ce module permet d'ajouter facilement des utilisateurs au système via un serveur SSO, d’assigner des rôles, de réinitialiser les codes QR en cas de problème d'accès, et de configurer diverses autres options.
Résultats
Le projet constitue un ajout à long terme à l'infrastructure d'Elinext, prêt à être proposé à d'autres entreprises dans le cadre d'un écosystème complet.
Actuellement, ce système facilite la vie des gestionnaires en leur permettant de suivre les termes des contrats et la situation des paiements en un seul endroit.
Avec un accent constant sur la sécurité, ce système garantit la protection des données financières sensibles, ce qui en fait une solution de confiance pour les entreprises similaires.
