Client
C'est l'un des nombreux projets internes d'Elinext, une entreprise de développement de logiciels sur mesure. Ce projet interne (comme beaucoup d'autres) est souvent un produit de base qui sera utilisé pour accélérer le développement d'un produit personnalisé connexe pour nos clients. Nous simplifions souvent notre travail à l'aide de logiciels développés pour répondre à nos besoins, et ce projet n'a pas fait exception.
Description du Projet
La Gestion des Notifications est un système de communication et d'adhésion d'entreprise, conçu pour améliorer l'efficacité du partage d'informations via email, les canaux Telegram et les groupes Telegram. Son développement a été initié pour améliorer la collaboration au sein de l'organisation.
Fonctionnalités clés du système à atteindre éventuellement :
- Génération automatique de listes de diffusion et maintien de leur exactitude par synchronisation avec les dernières données des employés sur le Serveur ID ;
- Capacité d'ajuster les listes de diffusion automatisées et de créer des groupes manuels ;
- Les administrateurs peuvent modérer l'accès aux groupes fermés, gérer les demandes d'entrée et contrôler l'adhésion ;
- Gestion des participants aux groupes et attribution des permissions, définition de différents niveaux d'accès ;
- Les utilisateurs peuvent explorer en détail une liste des groupes disponibles, suivre leur nouveauté, popularité et tendances ;
- Les utilisateurs peuvent gérer librement leurs abonnements aux groupes ;
- Les utilisateurs peuvent visualiser les messages au sein des groupes et certains rôles ont l'autorité de gérer les messages, y compris la composition, l'édition et la suppression.
Il est à noter que certaines de ces fonctions n'étaient pas incluses dans la version MVP et ne sont devenues disponibles pour les utilisateurs qu'après la sortie de la deuxième version.
Défis
Elinext en tant qu'entreprise utilisait un système obsolète pour la distribution des newsletters aux employés qui ne fournissait pas assez de flexibilité pour répondre aux intérêts et préférences du personnel de l'entreprise.
Avec l'introduction du système de Gestion des Notifications, l'entreprise visait à améliorer l'efficacité du processus de distribution des newsletters grâce à la mise en œuvre d'un système robuste fournissant une diffusion rapide d'informations opportunes aux employés.
Les objectifs commerciaux de la mise en œuvre d'un système de communication et d'adhésion d'entreprise comprenaient :
- Gagner du temps pour les administrateurs Elinext en maintenant automatiquement les listes de diffusion des employés en fonction de leur localisation, position et intérêt.
- Éviter les erreurs en automatisant et en mettant à jour les listes de diffusion à temps.
- Améliorer la satisfaction des employés en leur permettant de gérer de manière autonome leurs abonnements aux mailings supplémentaires.
- Assurer la réception des informations les plus pertinentes et à jour par les employés.
- Augmenter l'efficacité entre les autres applications Elinext grâce à un mécanisme de mailing modulaire que d'autres applications de l'entreprise pourraient utiliser.
Processus
L'équipe de développement a choisi le modèle Agile hybride (Kanban + Scrum) pour terminer le projet à temps. Comme c'est souvent le cas avec les projets internes, la plupart des membres de l'équipe de développement ont une charge de travail tierce sur d'autres projets commerciaux.
La stratégie et la méthodologie choisies ont conduit à l'achèvement de toutes les étapes du projet à ce jour dans les délais établis.
Solution
L'application est un système automatisé bien conçu de communication et d'adhésion d'entreprise qui fournit une plateforme complète pour diffuser rapidement des informations opportunes aux employés sans trop d'effort du côté administratif.
La base d'utilisateurs se compose de tous les employés de l'entreprise. Il existe plusieurs groupes d'utilisateurs, notamment les managers (qui ont les droits de gérer les listes de diffusion, les groupes et les messages), et les employés qui souhaitent rester informés de tous les événements ayant lieu au sein de l'entreprise et recevoir des informations opportunes.
Dans sa 2ème version, les utilisateurs ont accès aux fonctionnalités essentielles, offrant une communication fluide et efficace au sein de l'entreprise.
Actuellement, le système se compose de dix modules essentiels.
Module 1 : Gestion des Profils
L'autorisation des utilisateurs, la connexion et la déconnexion sont possibles grâce à ce module.
Module 2 : Intégrations
Ce module aide à la synchronisation de la base de données des Comptes et du Gestionnaire de Congés. Les Comptes et le Gestionnaire de Congés stockent tous deux des données sensibles des employés. Ce module assure la cohérence des données, la sécurité, la confidentialité et les mises à jour en temps réel. Le même module est également responsable de l'intégration avec l'application Telegram.
Module 3 : Gestion des Groupes
Pour que le système soit efficace pour les employés, il faut les regrouper. C'est pourquoi ce module existe. Ce module permet de générer automatiquement des groupes prédéfinis basés sur des critères spécifiques et les affiche dans une liste commune avec tous les autres groupes, marqués comme automatiques.
Ici, l'administrateur peut éditer et supprimer des groupes. Ce module permet aux utilisateurs de visualiser les groupes et leurs détails, de les éditer, rechercher, filtrer et trier.
Module 4 : Gestion des Membres des Groupes
Ce module permet d'effectuer des opérations concernant les membres des groupes. On peut visualiser les membres des groupes, ajouter/supprimer manuellement des membres au groupe, filtrer les membres des groupes et approuver/refuser les demandes des utilisateurs pour les groupes.
Module 5 : Gestion des Messages
Ce module permet d'envoyer des messages au groupe, de visualiser les messages des groupes dans les groupes ouverts/fermés, d'éditer les messages des groupes, de rechercher, trier, filtrer ou supprimer les messages des groupes.
Module 6 : Gestion des Abonnements
Module 7 : Gestion des Catégories
Ce module rationalise la création, l'édition et la suppression des catégories, assurant une meilleure gestion des groupes.
Module 8 : Gestion des Tags
Ce module rationalise la création et la suppression des tags, assurant une meilleure gestion des groupes. L'ajout et la suppression de tags du groupe sont activés à l'aide de ce module.
Module 9 : Paramètres Système
Ce module aide à initialiser un compte Telegram d'entreprise d'Elinext. Avec l'aide de ce module, les administrateurs peuvent rapidement changer le propriétaire de tous les groupes et canaux Telegram.
Module 10 : Gestion des Notifications
Ce module permet aux utilisateurs d'être informés de tout changement les concernant dans le système via des notifications par email.
Tous les modules ont été testés manuellement, aucun test automatisé n'a été utilisé.
Résultats
Nous avons livré le projet dans les limites du budget et des délais. La première étape, MVP, a été achevée en trois mois, la version 2 a pris 8 mois supplémentaires, et maintenant nous continuons à travailler sur le système.
Toute communication officielle doit être effectuée via l'application et y être stockée. Tous les employés d'Elinext peuvent visualiser et gérer leurs abonnements aux listes de diffusion.
La solution sert de solution complète pour la communication interne d'entreprise et la notification opportune des employés. Elle sert à augmenter la sensibilisation des employés aux événements actuels, minimiser le spam et permettre aux employés de créer des communautés d'intérêt.
Voici ce qui attend Elinext. Gestion des Notifications (lors de la troisième version)
- Amélioration de la fonctionnalité actuelle ;
- Synchronisation des Messages avec le Client Email : synchronise automatiquement les messages envoyés par email depuis le client email vers les groupes respectifs dans le système ;
- Amélioration UI/UX pour certains modules ;
- Ajout du Module de Gestion des Événements qui permettrait le CRUD des événements via l'application et fournirait des statistiques.
